Jeigu tas pats darbuotojas kas rytą perkelia informaciją iš vienos lentelės į kitą, norisi šį darbą iškart automatizuoti. Tačiau prieš renkantis įrankį verta išsiaiškinti, kodėl duomenis apskritai reikia perrašyti. Gal pakaktų sutarti dėl vienos bendros lentelės? Pirmoji automatizavimo užduotis turėtų spręsti aiškų kasdienį trukdį, turėti apibrėžtą pradžią bei pabaigą ir palikti galimybę pastebėti klaidą prieš jai pasiekiant klientą.
Ieškokite pasikartojimo ir laukimo vietų
Paprašykite komandos kelias įprastas darbo dienas pasižymėti pasikartojančius veiksmus. Svarbu užrašyti ne pareigybes, o konkrečias užduotis: dokumento priedo išsaugojimą, duomenų perkėlimą, priminimo siuntimą ar užklausos priskyrimą atsakingam kolegai. Šalia pažymėkite, kas pradeda veiksmą, kokios informacijos reikia ir kur atsiduria rezultatas. Taip bendras skundas apie didelį krūvį tampa patikrinamu darbo aprašymu.
Lietuvos smulkiajame versle tas pats žmogus gali prižiūrėti ir pardavimus, ir administravimą, todėl verta skaičiuoti ne tik veiksmų trukmę, bet ir pertraukimus. Penki trumpi prašymai skirtingu metu gali trukdyti daugiau nei vienas suplanuotas darbas. Užrašykite ir laukimą: kartais procesą stabdo ne lėtas duomenų suvedimas, o tai, kad neaišku, kas turi juos patvirtinti.
„Artifexa“ savo veiklą sieja su dirbtinio intelekto sprendimais ir verslo procesų automatizavimu; jos svetainėje vartojama sąvoka ai automatizacija apima tiek pokalbių asistentus, tiek pasikartojančių darbų automatizavimą. Dirbtinis intelektas, toliau vadinamas AI pagal anglišką terminą „artificial intelligence“, čia reiškia sistemas, galinčias apdoroti informaciją ir pateikti užduočiai pritaikytą rezultatą. Konkretų metodą verta rinktis tik supratus darbo pobūdį.
Atskirkite aiškias taisykles nuo turinio interpretavimo
Jei užduotį galima aprašyti sąlyga „gavus užpildytą formą, išsiųsti pranešimą“, pirmiausia svarstykite taisyklėmis pagrįstą automatizavimą. Jis vykdo iš anksto nustatytą veiksmų seką. Pavyzdžiui, oficiali „Microsoft Power Automate“ dokumentacija aprašo darbo eigas, skirtas failams sinchronizuoti, pranešimams siųsti ir duomenims rinkti. Tai bendras technologijos pavyzdys, ne teiginys apie konkretaus paslaugų teikėjo naudojamus įrankius.
Kai reikia suprasti skirtingai suformuluotą laisvą tekstą, galima svarstyti AI pagalbą. Vis dėlto viename procese nebūtina visko patikėti tam pačiam metodui. AI galėtų pasiūlyti užklausos kategoriją, o aiški taisyklė pagal ją parinktų gavėją. Jei kategorijos nustatyti nepavyksta, užklausa liktų žmogaus peržiūrai. Toks darbo padalijimas yra galimas projektavimo variantas, kurio tinkamumą reikia patikrinti su įmonės duomenimis.
Kandidatus palyginkite pagal keturis klausimus
Pirmas klausimas: ar darbas kartojasi pakankamai dažnai, kad sprendimo priežiūra būtų prasminga? Retai atliekamos užduoties automatizavimas gali pareikalauti daugiau dėmesio, nei jo sutaupytų. Antras: ar komanda vienodai supranta teisingą rezultatą? Jeigu du darbuotojai tą pačią situaciją tvarko skirtingai, iš pradžių reikia susitarti dėl proceso. Automatizavimo aprašas neturėtų tapti vieta neišspręstiems organizaciniams ginčams paslėpti.
Trečias klausimas: kiek pasitaiko išimčių? Peržiūrėkite ne tik tvarkingus įrašus, bet ir trūkstamus priedus, skirtingus pavadinimus, dubliuotus prašymus. Ketvirtas: kokia klaidos kaina? Neteisingai sukurtą vidinį juodraštį paprasčiau pataisyti negu klaidingai išsiųstą pasiūlymą. Pirmajam darbui palankesnė užduotis, kurios rezultatą galima peržiūrėti, o neteisingą veiksmą sustabdyti ar atšaukti. Vien didelis pasikartojimų skaičius dar nėra pakankamas argumentas.
Atranką atlikite kartu su žmogumi, kuris darbą daro kasdien. Vadovas gali matyti bendrą vėlavimą, o darbuotojas žinoti, kad pusė laukų perrašoma tik todėl, jog skyriai naudoja skirtingus pavadinimus. Tokiu atveju pirmasis veiksmas būtų suvienodinti duomenis. Taip pat paklauskite, ar procesas artimiausiu metu keisis: netrukus keičiamos užsakymo formos automatizavimą gali tekti perdaryti. Pasirinkimą verta grįsti dabartine darbo eiga ir žinomais jos pokyčiais.
Suskaidykite užduotį iki valdomo žingsnio
Įsivaizduokime nedidelę įrangos priežiūros įmonę. Tai hipotetinis pavyzdys, nesusijęs su konkrečiu „Artifexa“ klientu. Administratorius iš internetinės formos ranka perkelia gedimo aprašymą į darbų sąrašą, priskiria meistrą ir sutaria vizito laiką. Visa grandinė atrodo tinkama automatizuoti, tačiau joje susimaišo duomenų perkėlimas, sprendimas apie kompetenciją ir derinimas su klientu. Šiems veiksmams reikia skirtingų taisyklių.
Pirmuoju žingsniu būtų galima pasirinkti tik formos duomenų perkėlimą ir pranešimą administratoriui apie neužpildytus laukus. Meistro parinkimas bei vizito laikas liktų žmogui. Jeigu formoje jau yra reikalingi laukai, AI šiame žingsnyje gali visai neprireikti. Prieš kuriant papildomą sprendimą verta patikrinti, ar tokios galimybės neturi esama sistema. Taip išvengiama antro įrankio tam pačiam darbui.
Galutinį pasirinkimą užrašykite vienu sakiniu: kokį veiksmą automatizuojame, iš kokio šaltinio imame informaciją ir kas patikrina rezultatą. Šalia nurodykite, kas lieka už užduoties ribų. Jei šio sakinio nepavyksta suformuluoti be ilgo išimčių sąrašo, užduotį dar susiaurinkite. Geras pirmasis pasirinkimas suteikia komandai aiškesnę darbo eigą ir pagrindą vėlesniems sprendimams, tačiau savaime negarantuoja sutaupymo.
REK-21116
